PM 7주차 효율적인 협업과 관리를 위한 구축 관리 마스터

핵심: 다양한 툴과 템플릿 활용을 통해 프로젝트를 효과적으로 관리하고 리스크를 최소화하는 방법 습득

효과적인 구축 관리 방법: 일정 관리, 자원 관리, 품질 관리, 범위관리 등 핵심 프로세스

협업 툴 활용법: 프로젝트 관리 툴 활용 극대화

 

 

일정 관리, 자원 관리

프로젝트 일정관리

 

프로젝트 일정 관리(Project Schedule Management)란 프로젝트를 성공적으로 완수하고 납기를 준수할 수 있도록 개발 기간을 단계별로 계획하고 수립하는 활동을 말한다.

 

일정 관리를 성공적으로 하기 위해선 수행 가능한 일정을 수립하는 것과 일정에 차질이 발생할 경우 대비책을 준비하는 것이다.

 

WBS 구성

 

WBS(Work Breakdown Structure)는 업무분류체계라고 말하며, 프로젝트의 수행 행위 또는 결과물을 여러 계층으로 나누어 분류하는 체계이다.

 

WBS 활동 정의

 

▪WBS를 작성하는 시점: 요구사항 정의가 끝나고 기획이 70~80% 완료된 시점. 실제 작업이 들어가기 전에 각 작업에 대해 미리 계획하는 것이다.

▪WBS를 작성하는 사람: PM 또는 PL 또는 기획자가 기본 작성을 하고 실제 각 파트별 담당은 담당 PL과 협의 하에 작성하면 된다.

▪WBS 작성 항목: 파트, 작업항목, 내용, 작업자, 작업일정, 진행사항

WBS 예제

 

WBS를 배포하고 일 단위, 또는 주 단위로 규칙을 정해 진행사항을 체크한다.

예를 들어 지정일까지 작업이 안 되어 있다면 담당 파트와 논의하여 문제를 논의하고 해결책을 찾아야 한다. 예를 들어 무리한 일정이 발생되었는지 원인을 분석하거나 작업자의 부족이나 난이도 문제라면 다른 작업자를 투입하는 방식의 해결책을 제시해야 한다.

정기적인 진행사항 체크를 통해 위험 사항과 이슈를 찾고 해당 부서들과 논의를 통해 실행 가능한 일정으로 조율하여 다시 배포하는 것이다.

PM뿐 아니라 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 이 일정을 알고 준수해야 한다.

이 과정에서 PM은 조직을 리딩하고 문제를 해결하며 비전을 제시해야 한다.

당근과 채찍을 이용하여 때론 과감하게 때론 또 부드럽게 팀원들을 조율해 나가는 것이 훌륭한 PM이 하는 일이다.

 

# WBS 활용 프로그램

  MPP : Microsoft Project Program
  Excel
  Jira
  Googles Sheets

 

# WBS 작성시 주의사항

  1. 과도한 세분화 피하기: 너무 작아지면 전체 흐름을 파악할 수 없다
  2. 중복 작업 확인
  3. 누락 작업 확인
  4. 팀원들과 공감 형성

 

 

프로젝트 단축 기법

기법	내용
Crashing 기법	자원을 추가하여 일정을 단축하는 전형적인 기법 예를 들어 인원을 더 많이 투입 그러나 의사소통 비용이 늘어나고 일부 업무는 대신할 수 없는 업무도 존재
Fast Tracing 기법	종속성이 있는 테스크 들을 병행 수행하는 방법 예를 들어 기존에 분석>설계>코딩 순이었다면 분석>설계, 코딩 식으로 동시에 수행 단점은 불완전한 작업으로 재작업이 발생할 수 있다.

 

그 외에 Cut the Scope (범위 축소) 하는 수도 있다.

요구사항이 변경되면 예비비와 일정에 허락하는 한에서만 진행하고,

오픈 후 운영하면서 이관하는 방식을 사용할 수 있다.

 

# 프로젝트 비용관리 

PM은 인력, 리소스, 타임라인, 예산 등 모든 것을 관리해야 하는 책임이 있다.
프로젝트 비용 관리는 신규 프로젝트의 직접 비용과 간접 비용을 모두 관리하기 위해 반드시 필요한 기술이다. 

# 비용관리란 무엇인가?

프로젝트 비용 관리는 비용을 플랜하고, 추정하고, 예산을 책정하고, 관리하는 프로세스이다. 
프로젝트 비용 관리의 목표는 승인된 예산 내에서 프로젝트를 종료하는 것이다. 

# 비용관리의 주요 기능

▪ 비용 추정: 개별 작업, 인력 및 기타 리소스와 관련된 비용을 예측
▪ 비용 예산 책정: 프로젝트에 비용을 할당
▪ 비용 관리 : 실제 지출과 예산을 비교. 지출을 모니터링하고, 비용 편차를 관리하고, 시정조치를 한다.
▪ 보고: 이해관계자에게 재무보고서를 제출

프로젝트 비용 관리는 프로젝트 관리와 어느 정도 겹치는 부분이 있어 PM이 일의 범위, 시간, 작업 품질을 유지해야 한다.
예산을 초과하는 것은 조직에 큰 리스크이므로 리스크 관리에서도 큰 역할을 한다. 


# 효과적인 4단계 관리 

  1단계: 리소스 계획 - 인건비, 장비, 솔루션비, 네트워크 사용료, 사무실 등 종류와 수량을 결정
  2단계: 리소스 비용 추정 - 견적서 요청 RFQ(Request for Quotation)
  3단계: 비용 예산 결정하기 - 견적 기준을 정하고 전체 비용에서 추정
  4단계: 비용 관리 및 프로젝트 비용 추정 - 비용을 지속적으로 관리

# 직접비 (인건비, 하드웨어, 소프트웨어 비용) 
# 간접비 (사무실 임대료, 장비 유지비) 

실제로 많은 기업에서 프로젝트를 진행할 때, 
각기 다른 용도의 지출을 소위 ‘간접비’로 묶어서 보고하는 경우가 많다. 
간접비란 일정한 물품을 생산하는 데 필요한 노동임금•원료비 등 
직접비 이외에 소요되는 제반 비용으로서 명확하게 구분할 수 없는 비용을 말한다.

간접비는 정확한 비용 추적이 어려우므로 프로젝트 평가에 어려움이 많다. 

 

 

품질 관리(Project Quality Management)

 

프로젝트에 주어진 요구사항을 충족시키는데 필요한 품질정책, 품질목표, 품질관련 책임사항들을 결정하는 회사 차원의 모든 활동을 말한다.

 

▪품질관리 계획서: 품질 비용, 품질 지표

▪품질관리: 품질 활동 수행, 품질 감사, 품질 보고서

▪품질통제: 품질관리 계획 갱신

 

품질관리는 프로젝트 관리 및 인도물 관리가 목적이며, 예방이 검사보다 더 좋음.

 

구분	활동내역
일정관리	수행해야 할 활동들을 파악하고 계획하며, 계획된 일정대로 진행되도록 관리
원가관리	프로젝트 소요비용을 추정하고 작업에 수행된 원가가 계획된 범위내에서 실행될 수 있도록 관리
품질관리	고객이 원하는 기능이 정확히 설계, 구현될 수 있도록 관리
위험관리	프로젝트 수행 시 발생할 수 있는 문제점을 예측, 해결책을 제시하고 식별된 위험을 통제

전체 관리 흐름도

범위 관리

 

프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 꼭 필요한 모든 작업/항목이 수행되었음을 보장하기 위한 기법

 

# 프로젝트 범위 관리의 필요성

-       품질저하

-       팀원의 잔업

-       일정 지연

-       원가 초과

-       프로젝트 실패

 

 

# 프로젝트 범위 관리 프로세스

프로젝트 범위관리

 

1.     요구사항 수집: 이해 관계장의 요구사항을 정의. 요구사항 추적표, 요구사항 정의서 작성

2.     범위 정의: 프로젝트 범위 기술서, 산출물 목록

3.     WBS 작성: 정의된 산출물 목록을 계층적으로 정리

4.     범위 검증: 완성된 프로젝트 인도물에 대한 품질 통제

5.     범위 통제: 프로젝트 범위와 상태를 모니터링하고 계획 대비 실적 분석

 

 

협업 툴 활용법

 

프로젝트 협업 툴은 팀원 간의 소통과 협업을 효율적으로 지원하는 도구로, 문서 공유, 실시간 커뮤니케이션, 일정 관리 등의 기능을 제공한다.

▪ Slack, Microsoft Teams: 실시간 커뮤니케이션
▪ Googles Docs, MS office: 문서 공유 및 공동 편집
▪ Jira: 프로젝트 관리, 업무 할당, 진행 상황 추적
▪ GitHub: 코드 관리 및 협업
▪ Figma: UI/UX 디자인 협업
▪ 노션: 문서편집, 공유(국산 스타트업)

협업툴 SLACK

협업툴 Google Docs

협업툴 JIRA

 

협업툴 GitHub

협업툴 Figma

 

# 협업툴 선택시 고려할 사항 

- 프로젝트 규모 및 특성: 팀 규모, 프로젝트 유형에 따라
- 필요한 기능에 따라(커뮤니케이션, 문서, 일정)
- 사용편의성: 직관적이고 쉬운 툴이 좋다
- 가격: 팀 규모와 예산에 맞게
- 보안: 데이터 보안 및 접근 권한 관리

# 위험관리 

프로젝트 위험 관리는 프로젝트의 성공을 저해할 수 있는 
잠재적 위험 요소들을 식별, 분석, 대응 및 모니터링하는 일련의 활동을 의미

# 위험관리의 주요 활동 

1. 위험 계획 수립: 단계별 수행 방법을 결정
2. 위험 식별: 프로젝트 중 발생할 수 있는 위험 요소를 찾아 문서화
브레인스토밍, 체크리스트, 전문가 인터뷰 등의 방법 활용
3. 위험 분석: 식별된 위험의 발생 가능성과 예상되는 영향력 평가
위험의 우선순위를 결정
정량적 분석(발생가능성과 영향력 평가)
예)기술적 문제 발생 시 프로젝트 지연 및 추가 비용 발생 가능성이 높음
정성적 분석(수치화, 위험 = 발생가능성*영향력)
예)연간발생율 5년에 한번이면 1/5 = 0.2
4. 대응 전략 수립: 회피, 전가, 완화, 수용
5. 모니터링 및 통제: 수립된 대응 계획을 실행하고, 
위험 발생 여부를 지속적으로 감시
6. 이슈 관리: 위험 발생시 해결책을 찾고 정상을 유지