PM 4주차 최신 프로젝트 관리 방법론 마스터 & 최적화 전략

핵심: 고객에게 강력한 신뢰감을 주고 수주 성사율을 높이는 제안서 작성 비법 전수

제안서 표준화 스킬: 효율적인 정보 전달을 위한 제안서 구조 및 목차 구성 전략

기능 명세표 작성 노하우: 고객의 요구사항을 명확하게 기술하는 방법

고객 분석 기반 제안 방향 설정: 고객의 Pain Point를 정확히 공략하는 제안 전략

특별 Tip: 실제 계약 성공률을 높이는 제안서 템플릿 및 작성 비법 공개

 

제안서는 정량제안서, 정성제안서와 발표자료로 나뉜다

정량제안서: 업체가 가지고 있는 객관적인 사업수행 능력(연혁, 현황, 투입인력, 주요사업, 신용도)

정성제안서: 사업에 대한 이해와 분석, 주요 전략, 사업진행 절차, 어떻게 운용할 것인지

발표자료: 제일 중요. 정량 및 정성 제안서의 내용을 압축하여 전략 제안을 포함. 정해진 시간 내에 심사의원에게 사업진행 방법을 납득시키는 과정.

 

# 제안서 진행 프로세스 순서

고객 -> 정보수집(RFI 요청) -> RFP 작성 및 제출

수행사 -> RFP 를 기준으로 제안 타당성 검토
-> 전략 회의(RFP 분석, 경쟁사 동행, 인맥 파악)
영업부(원가산정 조사, 영업전략 회의)
-> 제안팀 구성(PM 선정, 제안 일정, 유사 제안서 확보, 업무 분장)
-> 제안 작성(목차 구성, 자료 수집, 디자인)
-> 제안서 검토(전략 제안, 표준화 스킬)
-> 제안서 출력(정량, 정성, 발표자료)
-> 프리젠테이션 준비
입찰 결과 발표 -> 제안 평가 보고회의
-> 투입인력 결정 -> 수행계획서 제출

 

 

제안서 표준화 스킬

 

제안서의 표준화 스킬은 효율적인 제안서 작성을 위한 다양한 노하우를 말한다.

제안서의 품질을 높이고, 제안 성공 가능성을 높이기 위해 제안서 작성 전 계획, 작성, 검토 단계에서 표준화된 절차를 적용하는 것이 중요하다.

 

1.     제안서 작성 전 계획 단계

2.     제안서 작성 단계

3.     제안서 검토 단계

 

좀 더 자세히 알아보면

 

1.     제안서 작성 전 계획 단계:

▪ 제안 목표 설정: 제안서를 통해 달성하고자 하는 목표를 명확히 정한다.

▪ 제안 전략 수립: 목표 달성을 위한 구체적인 전략을 세운다

▪ 정보 수집 및 분석: 제안과 관련된 정보를 수집하고 분석하여 제안서의 기초를 만든다

▪ 목차 개발 및 작성자 할당: 제안서의 구조를 정하고 각 섹션의 작성자를 지정한다

▪ 제안서 구조와 템플릿 결정: 제안서의 구조와 디자인을 표준화하여 일관성을 확보한다

 

2.     제안서 작성 단계

▪ 제안 요약서 초안 작성: 제안서의 핵심 내용을 간략히 요약하여 초안을 작성

▪ 각 섹션별 내용 작성: 각 섹션별로 제안 목표, 전략, 정보 등 작성

▪ 논리적 순서에 따라 작성: 내용의 흐름을 명확하게 하여 독자가 이해하기 쉽도록 작성

▪ 지나친 기술적 용어 자제: 기술적 용어는 풀어서 설명하거나 대체 표현을 사용

▪ 사용자 입장에서 작성: 제안서를 읽는 사람의 입장에서 내용과 표현을 선택

 

3.     제안서 검토 단계

▪ 단계별 리뷰 시스템 구축: 제안서 개발 과정에서 각 단계별로 리뷰를 진행하여 품질 관리

▪ 전문가 및 관련자 검토: 제안서 내용에 대한 전문적인 검토와 관련 부서의 검토를 통해 오류를 줄이고 풀질을 향상

▪ 수정 및 보완: 검토 결과를 바탕으로 제안서를 수정 및 보완

 

효과적인 제안서 리뷰 방법

 

1. 제안서의 표준 리뷰 시스템을 수립하라

2. 명확하게 역할 분담을 한 뒤 균형 있게 분량을 나눠라

3. 내용의 일관성을 검증하라

4. 모든 섹션을 검토할 시어머니를 배치하라

5. 다양한 전문성을 가진 리뷰팀 멤버들을 선발하라

 

제안서 구조 및 목차 구성

 

제안서의 구조는 다음과 같다. 소개, 문제 정의, 제안 내용, 기대 효과, 프로젝트 계획, 예산, 결론, 첨부자료

 

1.     소개: 회사를 간단히 소개하고, 프로젝트의 필요성을 언급

2.     문제 정의: 이 프로젝트가 왜 필요한지 설명하고, 제안의 필요성을 강조

3.     제안 내용: 문제 해결을 위한 구체적인 제안을 제시.

4.     기대 효과: 프로젝트 성공 시 기대효과를 제시. 고객에게 어떠한 이익을 줄지 명확히 설명

5.     프로젝트 계획: 프로젝트 일정표를 타임라인으로 설명

6.     예산: 프로젝트를 수행하기 위한 예산과 항목을 제시. 예산의 투명성을 확보

7.     결론: 제안의 핵심 내용을 요약하고 제안의 설득력을 높인다

8.     첨부 자료: 제안서의 뒷받침하는 자료 첨부. 관련 자료, 보고서, 인력 프로필, 사진 첨부

 

내 아이디어가 잘 먹히도록 하려면

 

제안서를 쓸 때 보면 할 말은 많은데 그 말들을 가치 있게 만드는 법이 필요하다.

따라서 진정성 있는 아이디어가 되도록 만들려면 예쁘고 아름답게 꾸미는 것이 아니라 정말 고민 끝에 이런 아이디어들이 나왔구나 하도록 작성하는 것이다.

예를 들면 제안서를 보다 보면 본인에게만 중요한 이야기를 하는 경우가 많다. 제안서는 본인이 아닌 심사위원 또는 고객이 읽는 문서이다. 심사위원은 이런 비슷한 제안서를 수 백, 수 천 번 반복해서 읽어야 한다. 그럼 결국 이런 예쁘고 아름다운 제안서들은 뻔하네~ 하고 넘어가기 마련이다. 이런 죽어 있는 제안서는 만들어도 먹히지 않는다.

 

그렇다면 어떤 제안서를 써야 아이디어가 먹힐까?

1.     내 제안서를 누가 읽지?

2.     내 제안서를 어떻게 읽지?

 

이 고민부터 시작해야 한다. 즉 왜 이 제안이 시작되었는지 근본 원인부터 고민해야 한다. 단순히 심사위원의 마음을 만족시키는 제안서가 아닌 이 제안이 시작되게 된 제안의 원인, 고민부터 풀어야 답이 보인다. 그래서 가장 중요한 것이 왜? 이다. 왜 이 사업이 시작되었나? 왜 이걸 우리 회사가 하려고 하는 것일까? 에 대한 고민이 해결되어야 이 고민을 가진 동일한 사람 즉 고객에게도 다가설 수가 있다.

이 근본 고민에 대한 해결책을 마련하였다면

다음은 이걸 어떻게 표현할 지 고민하는 것이다.

보통 다음과 같은 표현의 실수를 많이 하게 된다.

 

1.     관련 지식이 없는 사람에게 어렵게 설명한다.

2.     심사위원의 호기심을 자극하지 못한다.

3.     심사위원의 심사 포인트를 캐치하지 못한다.

 

기술에 대해 많이 알아도 잘 설명을 못 하는 사람들이 많다. 즉 죽은 표현을 하기 때문이다. 제안서는 무조건 쉬워야 한다. 읽기 쉽고 보기도 편해야 한다. 이런 가독성이나 시안성이 높은 제안서는 보는 사람들에게 호감을 자아낸다.

 

다음 똑 같은 내용이라도 구조를 잘못 만들면 식상한 제안서가 된다.

좀 쉬운 예를 들어보면 만화 연상법이 있다. 즉 짧은 4컷의 만화 속에 기승전결을 압축해 넣듯 제안서에도 아이디어를 보기 쉽고 알기 쉽게 구성하는 능력이 필요하다.

긴 이야기는 누구라도 할 수 있다. 그러나 15분짜리 자료보다 3분짜리 요약 자료를 만들기가 더 어렵다. 이유는 제안의 핵심 내용을 효과적으로 표현하기 위한 고민이 필요하기 때문이다.

따라서 심사위원의 호기심을 자극하기 위해서는 심사위원이 무조건 관심을 가질 주제부터 선정하고 현실성 높은 예를 들어 매칭시키는 것이다. 예를 들어 설명하면 더 높은 이해도와 호기심을 가지게 되는 것이다.

 

다음, 심사위원은 어떤 포인트를 가지고 있다. 즉 이번 제안서 주제에서 반드시 언급해야 하는 단어나 주제가 있다. 이걸 머리속에 염두에 두고 단어 연상법처럼 제안서를 써 나가야 한다.

이 포인트를 이해하면 생각하는 방식이 바뀐다. 고민할 필요는 없다. 듣는 사람이 원하는 걸 강조해서 효과적으로 제안서를 떠 먹여주면 된다. 단, 과장이나 거짓말은 절대 해선 안된다.

 

그리고 이런 제안서의 구조를 단순히 나열하는 방식이 아닌

환경 분석에서 문제 인식까지 구역을 좁혀가고

해결책에 도달한 다음 기대효과로 펼쳐지도록 구성을 하는 것이다.

 

제안서 작성순서

 

제안서의 내용과 중요성을 1:1로 배치하는 것이 아닌 집중시키는 효과를 사용하고 클라이맥스 효과를 통해 해결책을 제시하여 호기심을 자극하는 구조를 취하는 것이다.

클라이맥스 효과란 마지막에 제시된 정보가 더 큰 영향력을 미치는 효과를 말한다.

예를 들어 살인 사건 영화에서 중간에 살인범이 밝혀져서 맥이 빠지기 보다 처음부터 끝까지 늘 함께 있었던 중요 인물이 바로 범인이라는 충격적인 결과를 마지막에 배치하여 충격을 더하는 표현법을 말한다.

 

그러나 이 제안 방법이 항상 100% 맞지는 않는다. 상황에 따라 조건에 따라 달라질 수 있다.

그러나 효과적인 제안서를 만들기 위해서는 제안서를 읽는, 듣는 사람의 마음을 사로잡아야 한다.

 

기능명세서 작성 노하우: 고객의 요구사항을 명확하게 기술하는 방법

 

기능명세서 예제(출처: 구글)

 

제안서를 작성하려면 RFP로부터 요구사항에 대한 구체적인 내용을 확인할 수 있다.

기능명세서는 요구사항 명세서 중의 하나의 내용으로 사용자의 관점에서 어떻게 동작할 것인지를 기술하는 문서이다. 기능명세서는 개발자 입장에서 궁금할 수 있는 모든 질문에 답을 해놓는 것이다.

특히 중복되거나 누락되는 요구사항이 없도록 기능명세서를 잘 작성해야 한다.

만일 누락될 경우 제안서의 점수를 잃게 된다.

또한 고객에 의해 추가 요청이 발생하거나 제안사 측의 추가 제안이 발생하기도 한다.

기능명세서를 잘 작성하려면

1.     요구사항에 대한 자세한 정보

2.     각 기능에 대한 정확한 작동 방식

3.     필요한 요구사항(하드웨어, 소프트웨어 환경)

 

 

고객 분석 기반 제안 방향 설정: 고객의 Pain Point를 정확히 공략하는 제안 전략

 

고객의 Pain Point는 고객이 느끼는 불편함, 불만 사항, 문제점 등을 의미한다.

이러한 Pain Point를 파악하고 해결책을 제시하는 것이 제안서를 통해 고객의 요구를 충족시키기 위한 것이다.

 

# 고객의 Pain Point 파악하는 법

▪ 고객과의 인터뷰: 고객의 실제 경험과 요구사항을 직접 듣고 파악하는 것이 중요

▪ 고객 맵핑: 고객의 행동 패턴, 생각 등을 분석하여 불편한 점을 찾는다

▪ 데이터 분석: 고객의 데이터, 시장 정보, 경쟁사 분석을 통해 Pain Point를 파악한다.

 

# 제안서에 Pain Point 활용하는 법

▪ Pain Point를 명확히 제시: 고객이 어떤 문제를 겪고 있는지 구체적으로 설명

▪ 해결책을 제시: 해결할 수 있는 구체적인 솔루션과 장점을 제시

▪ 고객 입장에서 이야기: 고객의 요구사항과 관점에서 제안서 작성

▪ 제안사의 장점을 강조: 제안이 고객에게 가져다 줄 이점과 가치를 제시

 

특별 TIP: 실제 계약 성공률을 높이는 제안서 템플릿 및 작성 비법

 

계약 성공률을 높이려면 핵심 메시지를 간결하게 요약하고, 가독성을 높이며, 고객 문제 해결에 초점을 맞추는 것이 중요하다. 또한 구체적인 데이터와 성공 사례를 비교해주면 더욱 설득력이 강화된다.

 

▪ 광고처럼 핵심 메시지를 강조하는 멘트를 남길 것. 예) 일요일엔 짜파게티 요리사

▪ 전문 용어보다 쉬운 언어를 사용하고 문장을 간결하게 구성할 것. 예) 광고 문구

▪ 표, 그래프, 이미지 등을 활용하여 시각적으로 독자의 이해도를 높일 것

▪ 고객 중심의 문제 해결

▪ 최종 검토. 오타나 오류로 제안의 신뢰성을 떨어뜨리지 않도록 할 것

 

# 전략 제안 프로세스 

1. 사업의 이해: 고객은 무얼 중요시하는가?
기업은 무얼 중요시하는가?

2. 문제 정의: 기존의 무엇을 현재의 어떻게 바꿀 것인가?
AS-IS / TO-BE
상상력 발휘, 솔루션이 해결책인듯이, 이상적인 모습

3. 환경 분석: 주변 환경 요소를 분석하는 것

기회와 위협 식별
강점과 약점 파악
전략적 방향 설정
-> 정보 기반 의사 결정

4. 표본 고객 분석: 대상 고객 집단의 일부를 대표하는 고객을 선정 분석

예) 고객의 특성(소득, 직업, 구매력 등을 분석)을 문헌조사, 전문가 의견, 면접 등을 통해 분석

5. 전략 수립: 

명확한 목표설정
프로젝트 범위 정의
전략 목표 설정
위험 요소 분석
이해관계자 분석
-> 계획수립

6. 가치 제안: 

고객에게 제공할 구체적인 이점을 명확히 제시
이점은 양적(시간 절약, 비용 절감) 및 질적(생산성 향상, 만족도) 포함
경쟁사와의 차별점 강조