PM 3주차 제안의 기술, 고객의 마음을 사로잡는 제안 전략

핵심: 고객의 니즈를 정확히 파악하고, 경쟁 우위를 확보하는 제안 역량 강화

수요 예측 및 시장 분석: 데이터 기반 시장 트렌드 분석 및 기회 발굴 전략

RFP(제안요청서) 심층 분석: 고객의 숨겨진 요구사항까지 파악하는 분석 노하우

고객에게 선택받는 제안서

 

프로젝트 제안서 작성 기술은 설득력 있는 제안서를 통해 프로젝트 수주를 성공시키는 데 필요한 다양한 요소들을 포함한다.

핵심 기술은 발주처의 요구사항을 정확히 파악하고, 프로젝트의 가치와 차별점을 효과적으로 제시하는 것이다.

 

RFP(Request for Proposal): 제안요청서, 요구 사항 정의서. 사실상 계약서와 동일한 효력을 가짐.

 

1.     프로젝트 선정 기준

 

프로젝트 선정 기준

 

▪ 현실성: 조직의 다양한 목적들을 포함. 직접적인 비교를 용이하게 해주는 평가

▪ 역량: 내, 외부 변수를 효과적으로 관리. 위험요소와 제약사항을 신중하게 고려

▪ 유연성: 범위 내에서 유효한 결과를 창출. 다양한 변화를 예측

▪ 용이성: 수행과정/결과가 이해되기 쉽고 다루기 용이

▪ 비용: 주어진 예산 범위 안에서 잠재 이익을 창출해야 함

▪ 정보화: 모든 정보는 표준화된 프로그램으로 조작하기 용이해야 함

 

 

 

2.     RFP(제안요청서) 심층 분석

RFP는 어떻게 만드나 (출처: 구글)

 

제안서는 결국 RPF를 토대로 작성되는데, 아무리 부당한 내용(독소조항)이라도 RPF에 명시되어 있다면 제안서 상에 관련 내용을 명시해야 한다.

부당한 내용은 사전규격 단계에서 이의 신청이 가능하다. 이를 위해 입찰경쟁을 도입한다.

이러한 독소조항은 기술협상 또는 과업기간 중 협의를 할 수 있지만 감사가 있을 수 있다.

 

만일 입찰경쟁시에 독소조항이 발견되어 유찰될 경우, 다시 입찰 경쟁이 시작된다.

 

3.     고객의 요구사항 파악

고객의 요구사항 파악

 

# 고객의 요구사항 조사: 인터뷰 또는 설문지를 이용

내용을 글로 정리한 후 재확인하는 과정을 반드시 거친다.

 

# RFP의 정의와 중요성

RFP는 발주 기관의 필요와 기대를 명확하게 전달하는 수단으로, 성공적인 프로젝트 수행을 위한 첫걸음이다. 이를 통해 발주 기관은 다양한 공급업체로부터 경쟁력 있는 제안을 받아 최적의 파트너를 선정할 수 있다.

 

# RFP의 분석 순서

1.     RFP 수령 및 검토: RFP를 수령한 즉시 전체를 꼼꼼히 읽어 전반적인 요구사항 파악

2.     요구사항 목록화: RFP에 명시된 모든 요구사항을 목록으로 정리

3.     평가기준 분석: RFP에 포함된 평가기준을 분석하여 배점 확인

4.     일정 및 제출물 확인: 제안서 제출 마감일, 질의응답 시간 등 주요 일정을 확인

 

# RFP의 상세 분석 방법론

▪ 요구사항 심층 분석: 기술적, 기능적 요구사항을 세부적으로 분석

▪ 발주 기관의 배경 조사: 발주 기관의 이전 프로젝트 등 조사

▪ 경쟁사 분석: 경쟁사의 강점과 약점을 파악하여 차별화된 전략 제안 개발

▪ 리스크 평가: 프로젝트 수행 시 예상되는 위험 요소를 식별하고, 대응 마련

 

# RFP 분석 시 주의사항

▪ 명확하지 않은 요구사항 확인: 모호한 부분을 공식 질의

▪ 과업 범위의 명확화: 과업 범위를 정의하여 분쟁 대비

▪ 평가 기준에 따른 제안서 구성: 배점이 높은 항목에 비중을 두어 작성

 

# 용어설명 

RFI(Request for Infomation): 사전 정보 요청서(질문서). RFP 작성 전 동향이나 정보 취합. 1차 업체 추출 
RFI 를 토대로 RFP를 작성하기 위해서 작성
무슨 사업을 하는지, 회사 현황, 회사가 보유한 기술, 고객사 현황
RFP(Request for Proposal): 제안요청서
RFQ(Request for Quotation): 제안 견적 요청서. 예산과 견적
입찰 참여 조건을 갖춘 업체만 작성. 견적에 나온 기술이나 제품에 대한 상세한 스펙
예를 들어 100개의 노트북을 1년 이내에 납품 가능한 공급업체는 6월 30일까지 제출해주시기 바랍니다.

 

# RFP를 명확하게 작성하지 않으면 

1. 불명확한 요구사항으로 이해관계자 혼란
2. 협력업체의 제안 내용이 부실해 지거나 목표와 방향이 일치하지 못함
3. 예산초과, 일정지연 등의 이슈 발생

 

# RFP 는 왜 작성해야 하나? (고객 입장)

1. 여러 업체를 효율적으로 검토하기 위해서
2. 현실적으로 완수 가능한 계획을 세우기 위해서
3. 올바른 심사를 받기 위해서 

 

4.     고객에게 선택받는 제안서를 작성하려면

 

제안서를 작성하다 보면 제안 상황에 맞추어 내용을 표준화하고 알기 쉽게 작성은 하지만 임팩트가 없는 경우가 있다.

이런 경우 죽은 제안서를 쓰는 것과 같다.

분명 사업과 고객 분석도 잘했고, 요구사항에도 충실히 대응했는데 빠진 것이 있다.

그것은 바로 경쟁사를 이길 만한 강력한 전략이 안 보인다는 점이다.

 

이러한 제안을 전략 제안이라고 한다.

즉 고객의 입장에서 간지러운 곳을 꼭 집어내는 제안. 이런 전략 제안을 준비해야 한다.

 

첫째, 고객의 요구사항과 핵심 성공 요인을 중심으로 제안서를 어떻게 차별화할 것인가?

특히 경쟁사와 자사의 강점 및 약점의 평가가 가능할 때 더 효과적이다.

둘째, 경쟁사 대비 계량화 된 비교를 통해 전략 제안을 특화할 수 있다.

셋째, 전략의 개수가 아니라 제안 전략의 키워드가 잘 반영되었는가 확인하는 것이다.

 

좀 더 자세히 알아보면

1.     고객의 마음을 읽어라. 이 사업이 어떻게 시작되었는지, 왜 지금 이 제안이 필요한지 분석이 필요하다.

2.     문제 정의하기: 뭐가 문제야? 문제를 정의하려면 문제를 체계적으로 분석해야 한다. 5W1H 기법이나 데이터 분석, 이해관계자 인터뷰, 트랜드 분석이 그 방법이다.

3.     해결책 제시하기: 우리가 바로 해결사. 문제를 정확히 알았다면 고객의 입맛에 맞는 정확한 해결책이 필요하다. 그럼 좋은 해결책은 어떻게 만들 수 있나? 브레인스토밍하기, 벤치마킹하기, 고객 여정맵 그리기 등이 있다.

4.     실행 계획 세우기: 꿈은 크게, 계획은 구체적으로. 마지막으로 실행부분이다. 이 부분은 마인드맵이나 목적지를 찾아가는 네비게이션 방법을 사용하는 것이 좋다.

 

 

5.     제안 작성 프로세스

▪ 1단계: 사전 영업 현황을 진단하라. PM과 함께 제안의 방향을 협의. 왜 이 프로젝트를 하려고 했는지 배경을 살펴볼 것. 제안의 핵심적인 사항을 추출하여 차별점을 가질 것. 고객이 이번 프로젝트를 통해 무엇을 얻고자 하는가 파악할 것.

▪ 2단계: 제안 전략을 수립하라. 무엇을 강조해서 어떻게 차별화할 것인가에 대한 전략 제안 수립. 특히 경쟁사와 비교하여 어떠한 장점을 전략화 할 것인가?

▪ 3단계: 전략이 들어간 목차를 개발하라. 전체 제안의 줄거리를 이해할 수 있어야 한다. 이야기가 물 흐르듯 전개되어야 좋은 목차이다. 단순한 제목이 아니라 헤드 메시지 형태를 취하는 것이 좋다.

▪ 4단계: 제안서의 스토리 보드를 개발하라. 각 항목별로 어떤 키워드를 중심으로 대략적인 줄거리를 구상해야 한다. 고객의 요구사항을 정리한 요구사항 체크리스트와 총괄 전략, 기술 전략, 관리 전략 등을 함께 놓고 모든 사항이 제안서에 담겨 있는지 스토리 보드를 정리해야 한다.

 

 

# PM 자격증이란?
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